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Text File  |  1992-03-17  |  21KB  |  550 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.1
  7.          =============================================================
  8.  
  9.               Special Interest Groups (SIGs) are unorganized interests
  10.               or activities that members of your Church are engaged in.
  11.               You can manage  all  activities  related  to  SIGs  from
  12.               "Interest Group Process".
  13.  
  14.               To begin with "SIGs Processing" from the "Groups Menu":
  15.  
  16.               Press <I> and then <Enter>.
  17.  
  18.               The first time you select this option the "Special
  19.               Interest Group Processing" screen may look like this:
  20.  
  21.  
  22.               ==========================================
  23.               | Special Interest Group Processing      |
  24.               ==========================================
  25.               | SIG Name
  26.               | -----------------------------------------
  27.               | Scouting
  28.               |
  29.               |
  30.  
  31.               As you see, one SIG, "Scouting" has been already  filled
  32.               in for you.
  33.  
  34.               Let  us  take  a look at the options available from  the
  35.               "Options Menu" at the bottom of the screen.
  36.  
  37.               Note: The <F> option is not available from the  "Options
  38.                     Menu"  on  the "Special Interest Group Processing"
  39.                     screen.
  40.  
  41.  
  42.               5.21  Help
  43.               ========================================================
  44.  
  45.                     Notice  the  <?> - Help option on the left side of
  46.                     your options menu.
  47.  
  48.                     Press the <?> key now and  you  will  see  a  Help
  49.                     window   appear.   It  explains  all  the  options
  50.                     available to process SIGs.  Use   the  <PgDn>  and
  51.                     <PgUp> keys to see  the  next  or  previous   Help
  52.                     screen.
  53.  
  54.          =============================================================
  55.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.1
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.2
  62.          =============================================================
  63.  
  64.                     To  exit Help press <Esc> and the Help window will
  65.                     disappear again.
  66.  
  67.                     Note:  All  options presented in the options menu,
  68.                            except the <Enter>-Choices option, will act
  69.                            on all the SIGs in the list.    The choices
  70.                            presented  after   selecting  the   <Enter>
  71.                            - Choices  option  will  act  on  the  pre-
  72.                            selected SIG only.
  73.  
  74.  
  75.               5.22  Add New Special Interest Group
  76.               ========================================================
  77.  
  78.                     Adding  a new SIG is even easier than adding a new
  79.                     organization.
  80.  
  81.                     To add a SIG follow these steps:
  82.  
  83.                     A. At the "Special Interest Processing" screen
  84.                        press <A> and the "Create a New Special
  85.                        Interest Group" screen will appear.
  86.  
  87.                     B. Fill in the name for the new SIG to be added
  88.                        (up to 20 characters long). Duplicate names
  89.                        for SIGs cannot be used.
  90.  
  91.                     C. Press <PgDn> or <Enter> when you filled in the
  92.                        name. The name for this new SIG is saved and
  93.                        the newly added SIG will show on the "Special
  94.                        Interest Group Processing" screen in
  95.                        alphabetical order.
  96.  
  97.                        To add more SIGs now repeat steps A through C.
  98.                        If you are not sure if you already entered a
  99.                        SIG into CMS don't worry. CMS will warn you
  100.                        and not let you fill in a name that is already
  101.                        in use by another SIG.
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.          =============================================================
  110.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.2
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.3
  117.          =============================================================
  118.  
  119.                  5.23  Reports on Special Interest Groups
  120.                  =====================================================
  121.  
  122.                        Here you get a complete listing of all SIGs in
  123.                        CMS. You can view this report on the screen, or
  124.                        send it to the printer or a file.
  125.  
  126.                        To generate an "Special Interest Group List":
  127.  
  128.                        A. Press <R> to display the "Reports Definition
  129.                           Table".
  130.  
  131.                        B. Select the "Special Interest Group List",
  132.                           press <Enter>, and a "Choices" menu will
  133.                           appear.
  134.  
  135.                        C. Make your selection and follow the
  136.                           instructions on the screen to generate the
  137.                           report.  See the Appendix, chapter 10.2
  138.                           "Generate Standard Reports in CMS" for
  139.                           more details.
  140.  
  141.                        D. Once the report is generated you will be
  142.                           returned to the "Reports Definition Table".
  143.  
  144.                        See the sample report below :
  145.  
  146.  
  147.       =============================================================
  148.       |   Page No. 1                                              |
  149.       |   04/10/91 15:37:00                                       |
  150.       |                                                           |
  151.       |          Your Church Name will appear here                |
  152.       |                    1234 Church Lane                       |
  153.       |                  AnyTown, State  00000                    |
  154.       |                                                           |
  155.       |   SIG NAME                                                |
  156.       |   ====================                                    |
  157.       |                                                           |
  158.       |   French Cooking                                          |
  159.       |   Scouting                                                |
  160.       =============================================================
  161.  
  162.  
  163.  
  164.          =============================================================
  165.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.3
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.4
  172.          =============================================================
  173.  
  174.               5.24  Special Interest Group Specific Choices
  175.               =======================================================
  176.  
  177.                     While the options presented in the options menu
  178.                     affect the list of SIGs as a whole, it is
  179.                     possible to work with individual SIGs by choosing
  180.                     the <Enter>-Choices option.
  181.  
  182.                     To see what options are available to work with an
  183.                     individual SIGs:
  184.  
  185.                     A. At the "Special Interest Group Processing"
  186.                        screen move your cursor to the SIG you want to
  187.                        work with.
  188.  
  189.                     B. Press <Enter> from the "SIG Processing" options
  190.                        menu and the "Choices" menu will appear.
  191.  
  192.                        ============Choices============
  193.                        | Edit SIG                    |
  194.                        | Delete SIG                  |
  195.                        | View Members                |
  196.                        | View Labels                 |
  197.                        | Print Labels                |
  198.                        | Write Labels to File        |
  199.                        | Generate Merge File         |
  200.                        ===============================
  201.  
  202.                     C. To exit the "Choices" menu again press <Esc>.
  203.  
  204.  
  205.               5.241 Edit a Special Interest Group's Information
  206.               ========================================================
  207.  
  208.                     Choose "Edit SIG" if you want to change the name of
  209.                     a SIG or if you made mistakes when you added that
  210.                     name to the SIG list.
  211.  
  212.                     To change a SIG's name:
  213.  
  214.                     A. At the "Special Interest Group Processing"
  215.                        screen move your cursor to the SIG who's name
  216.                        you want to change.
  217.  
  218.                     B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  219.          =============================================================
  220.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.4
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.5
  227.          =============================================================
  228.  
  229.                     C. Press <E> to select "Edit SIG", and press
  230.                        <Enter>.
  231.  
  232.                     The "Edit <name of> Special Interest Group" screen
  233.                     will appear and the cursor will be positioned at
  234.                     the "SIG Name" blank.
  235.  
  236.                     D. Type in the new name, and press <Enter> when
  237.                        you are done.
  238.  
  239.                     You will be returned to the "Special Interest
  240.                     Group Processing" screen and the changed name
  241.                     will appear there.
  242.  
  243.               5.242 Remove a Special Interest Group with all its
  244.                     members
  245.               =======================================================
  246.                     Just as SIGs can be added to the SIG list they
  247.                     also can be removed.  For example, you discovered
  248.                     after you entered a SIG, that you created a
  249.                     duplicate entry, and you want to remove its name
  250.                     from your CMS program.
  251.  
  252.                     To delete a SIG with all its members:
  253.  
  254.                     A. At the "SIG Processing" screen move your cursor
  255.                        to the SIG you want to remove.
  256.  
  257.                     B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  258.  
  259.                     C. Press <D> to select "Delete SIG", and press
  260.                        <Enter>.
  261.  
  262.                     To prevent you from inadvertently making a mistake
  263.                     and remove the wrong SIG a window will be
  264.                     displayed:
  265.  
  266.  
  267.                    ====================================================
  268.                    |  Deleting "SIG name" will cause all members to be|
  269.                    | removed from this Special Interest Group.        |
  270.                    |                       OK?  [y/N]                 |
  271.                    ====================================================
  272.  
  273.  
  274.          =============================================================
  275.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.5
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.6
  282.          =============================================================
  283.  
  284.                     D. Press <Y> to confirm the removal of this SIG and
  285.                        all its members,
  286.  
  287.                        or
  288.  
  289.                        Press <N> if you don't want to remove the
  290.                        selected SIG at this time.
  291.  
  292.                        If you pressed <N> you will be returned to the
  293.                        "Special Interest Group Processing" screen and
  294.                        no deletions will have been made.
  295.  
  296.                     E. If you pressed <Y> to confirm the deletion
  297.                        another window will be displayed (in our example
  298.                        we use the "French Cooking" SIG):
  299.  
  300.  
  301.  
  302.                =======================================================
  303.                |  About to remove "French Cooking" from the system,  |
  304.                |                        and                          |
  305.                |remove all members from the Special Interest Group.  |
  306.                |                   Still OK? [y/N]|                  |
  307.                =======================================================
  308.  
  309.                     This is your last chance to change your mind.
  310.  
  311.                     F. Press <Y> to confirm the removal of this SIG and
  312.                        all its members,
  313.  
  314.                        or
  315.  
  316.                        Press <N> if you don't want to remove the
  317.                        selected SIG at this time.
  318.  
  319.  
  320.                     G. You will be returned to the "Special Interest
  321.                        Group Processing" screen, and if you confirmed
  322.                        the removal of that SIG its information will
  323.                        have disappeared from the SIG processing screen.
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.          =============================================================
  330.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.6
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.7
  337.          =============================================================
  338.  
  339.               5.243 View Members of a Special Interest Group
  340.               =========================================================
  341.                     Here is a quick way to take a look at all the
  342.                     members of a SIG.
  343.  
  344.                     To view members of a SIG:
  345.                     A. At the "Special Interest Group Processing"
  346.                        screen move your cursor to the SIG whose members
  347.                        you want to view.
  348.                     B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  349.                     C. Press <V> to select "View Members", and press
  350.                        <Enter>.
  351.  
  352.                     If no members for this SIG can be found you will be
  353.                     returned to the "Special Interest Group Processing"
  354.                     screen.
  355.  
  356.                     If a list of members for this SIG is found a window
  357.                     will appear with a list of all the members.
  358.  
  359.                     D. Use the <Up> and <Down> cursor keys to move from
  360.                        name to name, or type the first letter of the
  361.                        member's last name you want to locate.
  362.  
  363.                     E. After viewing the member list press <Esc>.
  364.  
  365.                     The "Members of <SIG>" window will disappear and
  366.                     you will be returned to the "Special Interest Group
  367.                     Processing" screen.
  368.  
  369.  
  370.               5.244 View Mailing Labels for all Members of a SIG
  371.               =========================================================
  372.  
  373.                     When you want to send letters or statements to all
  374.                     the members of a particular SIG the mailing label
  375.                     choices let you generate labels to the desired
  376.                     output.
  377.  
  378.                     To view the mailing labels for members of a SIG:
  379.  
  380.                     A. At the "Special Interest Group Processing"
  381.                        screen move your cursor to the SIG whose mailing
  382.                        labels you want to generate.
  383.  
  384.          =============================================================
  385.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.7
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.8
  392.          =============================================================
  393.  
  394.                     B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  395.  
  396.                     C. Select "View Labels", press <Enter>, and follow
  397.                        the instructions on the screen to generate the
  398.                        labels.  See the instructions in Appendix 10.3,
  399.                        chapter "Viewing Mailing Label(s) in CMS" for
  400.                        more details.
  401.  
  402.                     D. Press <Esc> when you are done, and you will be
  403.                        returned to the "SIG Processing" screen.
  404.  
  405.  
  406.               5.245 Print Mailing Labels for all Members of a SIG
  407.               =========================================================
  408.  
  409.                     To print the mailing labels for members of a SIG:
  410.  
  411.                     A. At the "Special Interest Group Processing"
  412.                        screen move your cursor to the SIG whose mailing
  413.                        labels you want to generate.
  414.  
  415.                     B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  416.  
  417.                     C. Select "Print Labels", press <Enter>, and follow
  418.                        the instructions on the screen to generate the
  419.                        labels.  See the instructions in Appendix 10.4,
  420.                        chapter "Printing Mailing Label(s) in CMS" for
  421.                        more details.
  422.  
  423.                     D. Press <Esc> when you are done, and you will be
  424.                        returned to the "SIG Processing" screen.
  425.  
  426.  
  427.               5.246 Write Mailing Labels for all Members of a SIG to a
  428.                     File
  429.                     ==================================================
  430.  
  431.                     To write the mailing labels for members of a SIG to
  432.                     a file:
  433.  
  434.                     A. At the "SIG Processing" screen move your cursor
  435.                        to the SIG whose mailing labels you want to
  436.                        generate.
  437.  
  438.                     B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  439.          =============================================================
  440.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.8
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page  5.2.9
  447.          =============================================================
  448.  
  449.                     C. Select "Write Labels to File", press <Enter>,
  450.                        and follow the instructions on the screen to
  451.                        generate the labels.  See also the instructions
  452.                        in Appendix 10.5, chapter "Writing Mailing
  453.                        Label(s) to a File in CMS" for more details.
  454.  
  455.                     D. Press <Esc> when you are done, and you will be
  456.                        returned to the "SIG Processing" screen.
  457.  
  458.  
  459.               5.247 Generate Merge File
  460.               =========================================================
  461.  
  462.                     Sometimes you may want to share the information in
  463.                     CMS with other software packages (e.g. for word
  464.                     processing, mail merge, statistical reporting). CMS
  465.                     lets you create "Merge Records" that you can later
  466.                     import into your other application software.  For
  467.                     technical information on the structure of the merge
  468.                     record refer to the Appendix, chapter 10.7 "Merge
  469.                     Record Structure - Technical Information".
  470.  
  471.                     To generate merge records for this SIG:
  472.  
  473.                     A. At the "Special Interest Group Processing"
  474.                        screen move your cursor to the SIG for which you
  475.                        want to generate merge records.
  476.  
  477.                     B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  478.  
  479.                     C. Select "Generate Merge File", press <Enter>, and
  480.                        follow the instructions on the screen to
  481.                        generate the merge records.  See also the
  482.                        instructions in Appendix 10.6, chapter "Generate
  483.                        Merge Record(s) in CMS" for more details.
  484.  
  485.                     D. Press <Esc> when you are done, and you will be
  486.                        returned to the "SIG Processing" screen.
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.          =============================================================
  495.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page  5.2.9
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.          5.2  Special Interest Group (SIGS) Processing     Page 5.2.10
  502.          =============================================================
  503.  
  504.               5.248 Exit the Special Interest Group's Choices Menu
  505.               =========================================================
  506.  
  507.                     To exit the choices menu:
  508.  
  509.                     Press the <Esc> key, and the choice menu will
  510.                     disappear.
  511.  
  512.  
  513.               5.25  Exit Special Interest Group Processing
  514.               =========================================================
  515.  
  516.                     Press <Esc> to return to the "Group Menu", and
  517.                     again to return to the "Main Menu".
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.          =============================================================
  550.          SPECIAL INTEREST GROUP (SIG)                      Page 5.2.10